Guide de la conservation des documents inhérents à l’activité de mon entreprise

Toutes les entreprises sont dans l’obligation de conserver leurs documents comptables pour respecter la loi en vigueur mais aussi pour pérenniser leur développement. A travers cette newsletter nous vous exposons les obligations de conservation. C’est en lien direct avec l’organisation administrative et comptable de votre entreprise. 

Avant d’aborder le délai de conservation des documents comptables, il convient de rappeler ce que désigne le terme de « document comptable ». On reconnaît comme pièce comptable tout document inhérent à des transactions financières ou commerciales. Il désigne aussi les pièces constituant la comptabilité. 
On y trouve donc par exemple les factures, les bons de commandes, les bilans,… 

La conservation des documents comptables contribue aussi à une bonne gestion administrative de l’entreprise. On peut ainsi retrouver facilement un document. Bien archiver est essentiel pour assurer le développement de l’entreprise mais cela peut nous épargner du stress tout en nous faisant gagner du temps. Cette procédure peut être appliquée à tous les documents de l’entreprise. 

Vous pouvez opter pour le papier et/ou le numérique. Aujourd’hui, la dématérialisation s’est développée et beaucoup de documents sont échangés par voie numérique. Dans le cas de la conservation numérique, l’entreprise doit conserver les originaux et garantir que ces documents sont protégés contre la destruction, le dommage et/ou la falsification et sont consultables à tout moment. Il conviendra donc de protéger ces documents et d’assurer leur sauvegarde. 

Toute entreprise est soumise à des formalités administratives. Selon la nature de ces documents administratifs, la durée minimale et obligatoire de conservation n’est pas la même. On différencie notamment les documents commerciaux de ceux relatifs au personnel, à la fiscalité ou la comptabilité. Conformément au Code Général des Impôts les entreprises sont dans l’obligation de conserver leurs documents comptables pendant un minimum de temps. En cas d’enquête et de contrôle de l’administration, en l’absence de respect de ces obligations, l’entreprise s’expose à des sanctions pénales et financières. 

Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l'exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales, même si rien n'empêche l'entreprise de l'archiver plus longtemps. Ces délais de prescription, varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s'y rapportent. Ils sont fixés soit par l’administration fiscale qui peut exercer un contrôle à postériori, soit en fonction d’obligations civiles ou commerciales (délai pour l’action de vos clients ou vis-à-vis des fournisseurs). 

Si l'original du document est sous format papier et vous a été transmis par courrier ou remis en main propre, il est conseillé de le conserver sous format papier. 

En effet, si vous numérisez (scan, photo) ou photocopiez un document original papier, la version électronique/photocopiée a valeur uniquement de copie. 

Si l'original du document est numérique et vous a été transmis par courrier électronique ou mis à disposition sur un site internet, il est conseillé de le conserver sous format numérique. Il conviendra d’assurer l’accès aux différents espaces sécurisés ainsi que la sauvegarde des courriers électroniques. 

En effet, si vous imprimez ce document, la version papier a valeur uniquement de copie. 

Or, même si une copie fiable peut servir de preuve, l'administration peut toujours exiger la présentation du document original. 

Qu’ils soient au format papier ou au format numérique, l’entreprise doit conserver les originaux et garantir que ces documents sont protégés contre la destruction, le dommage et/ou la falsification et sont consultables à tout moment. Il vous appartiendra d’héberger ces documents sur un serveur accessible, sécurisé, ou d’assurer sa sauvegarde et de vous équiper d’un logiciel de certification électronique. Il conviendra également d’assurer la sauvegarde de la messagerie qui réceptionne ces documents et d’assurer l’accessibilité des sites sur lesquels sont publiés ces données. 

Pour vous aider dans votre démarche, vous trouverez ci-dessous un tableau reprenant les principales durées de conservation des documents.  

Attention, ce tableau ne constitue pas une liste exhaustive des documents que vous pourriez rencontrez dans la vie de votre entreprise.  

Source : entreprendre.service-public.fr