Formalisez vos relations commerciales et sécurisez vos ventes

LES CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE (CGV)

Ce document, obligatoire, précise les conditions de collaboration entre une entreprise et son client. Elles constituent ainsi le socle des relations commerciales. Le code de commerce impose aux professionnels, sous peine de sanctions pénales, de faire figurer :

•  Les conditions juridiques qui encadrent la vente telles que les conditions et délais de livraison et les modalités de retours de marchandises ; • Le barème des prix unitaires et leur durée d’application ;
• Les conditions de règlement et les pénalités en cas de retard de paiement ;
• Les réductions de prix.

Outre ces mentions obligatoires, il convient parfois d’insérer une clause de réserve de propriété. Celle-ci a pour objectif de retarder la date de transfert de propriété d’un bien jusqu’au moment du paiement complet du prix par le client. Ainsi, l’entreprise obtiendra la restitution de la marchandise livrée si le client n’a pas payé intégralement. Corrélativement à cette clause de réserve de propriété, indiquer une clause de transfert immédiat des risques permet à l’entreprise de transférer la responsabilité de la conservation des biens vendus au client dès lors qu’ils sont livrés ou remis au transporteur chargé de les acheminer. Ainsi, même si le transfert de propriété n’est pas encore réalisé, les risques de perte ou de dégradation sur les biens vendus sont transférés au client dès le moment de la livraison ou de la remise au transporteur.

Enfin, les CGV peuvent être utilisées à des fins d’information sur l’usage des données clients, conformément au Règlement Général européen sur la Protection des Données (RGPD), entré en application en mai 2018. Toutes les CGV doivent faire l’objet d’un consentement de la part de l’acheteur. Tel est le cas, lorsque le client paraphe et appose sa signature sur les CGV, sans rétractation possible. Dans le cadre d’une vente en ligne, une case à cocher permet de s’assurer que l’acheteur, qui dispose d’un délai de rétractation de 14 jours, a pris connaissance et approuve les CGV du vendeur. Dès qu’elles ont été acceptées par le client, elles lui sont opposables. Les CGV constituent ainsi une protection très efficace pour l’entreprise.

LE BON DE COMMANDE

Dès lors qu’une entreprise fournit des produits ou services standardisés, le contrat peut se formaliser par la signature d’un simple bon de commande. Ce dernier constitue la preuve d’une commande effectuée par un client. Il justifie l’existence du contrat de vente et en fait office. Le bon de commande, lisible et compréhensible, décrit notamment le produit ou le service commandé et indique le prix applicable. Il est fortement recommandé de rappeler également sur le bon de commande les principales conditions de vente (modes et délais de paiement, conditions et frais de livraison, délais de rétraction…), précaution grâce à laquelle les CGV du vendeur sont parfaitement opposables au client dès lors qu’il aura signé le bon.

LE DEVIS

Lorsque le produit ou la prestation est personnalisé, il est nécessaire d’établir un devis précisant la nature des travaux, les délais de livraison ou d’exécution, le montant à payer, la durée de validité de l’offre. À partir du moment où le client accepte le devis, pendant sa durée de validité, en y apposant sa signature et la mention “bon pour accord”, il est contractuellement lié. Ainsi, le devis signé et approuvé sécurise le professionnel qui peut se prévaloir, en cas d’impayé, d’un document prouvant l’acceptation et l’engagement du client. S’il s’avère que le coût réel de la prestation dépasse le montant prévu au devis, le client peut légitiment refuser de payer le supplément, à moins que le dépassement résulte d’une hausse du coût de la main-d’œuvre ou des matériaux utilisés et qu’une clause d’indexation ait été insérée dans le devis. Il n’est pas rare, notamment dans le cadre de travaux, de devoir compléter la prestation en fonction des avancées du chantier. Dans ce cas, le professionnel propose préalablement un avenant au devis initial, comportant de nouvelles prestations, afin de s’assurer de l’acceptation du client. Ce dernier ne sera engagé au paiement qu’après signature de l’avenant.

LA FACTURE

Tout vendeur ou prestataire de services est tenu de délivrer une facture conforme à la législation, et ce, dès la réalisation de la vente ou de la prestation. Ce document récapitule en détail les conditions de réalisation du contrat passé entre le professionnel et son client. La facture mentionne aussi obligatoirement les pénalités exigibles en cas de retard de paiement. La facturation permet au vendeur de biens ou au prestataire de services de se constituer une preuve juridique de la transaction  : ce document commercial équivaut à un titre de créance à son profit. Côté client, il s’agit d’une preuve d’achat permettant la potentielle mise en responsabilité du vendeur.