METTEZ DE LA VIE DANS VOTRE AG !

1 - Convoquez très en amont

Il est important de planifier votre Assemblée Générale suffisamment tôt pour que chaque associé puisse facilement se rendre disponible. Cette précaution permettra de montrer à tous les sociétaires que chacun d’entre eux est attendu.

2 - Préparez l’événement

Si des décisions importantes sont soumises au vote, il faut s’assurer que l’ensemble des membres du collectif en connaît parfaitement les tenants et les aboutissants. Une réunion préalable est indispensable pour partager autour des objectifs communs et les redéfinir. Cette réunion est aussi l’occasion de prendre des nouvelles de chacun : ses objectifs individuels restent-ils compatibles avec ceux du collectif ? Y a-t-il des changements à venir sur sa propre structure qui impacteront le collectif ? Un membre a-t-il un questionnement autour d’une décision ou d’une action qui a été engagée depuis la dernière AG ?

Il est primordial pour le groupe de favoriser au maximum l’expression de tous et même parfois les contestations de certains membres. Si l’on cherche à éviter toute confrontation et divergence de vue, il n’y a plus de débat et plus de réel consensus possible au final. Les non-dits constituent immanquablement les germes de conflits futurs. Place donc à l’expression de chacun pour garder un collectif authentique et qui avance ! Cette préparation peut aussi être l’occasion de relire le règlement intérieur ou le pacte d’associés et de se questionner sur son adéquation aux conditions actuelles, sur l’intérêt d’y apporter des modifications. Compte-tenu de l’enjeu de ces échanges, l’animateur de la réunion devra veiller à ce que l’écoute et le respect soient LA règle. Il pourra être utile de se faire accompagner par un animateur extérieur au groupe qui sera garant du respect de ce cadre.

3 - Le jour J : instaurez une certaine convivialité

Commencer avec un moment d’accueil autour d'un café et de viennoiseries permet à tout le monde de se synchroniser, de laisser ses préoccupations du moment de côté pour entrer pleinement dans la réunion ensuite.

4 - Favorisez les prises de paroles

La disposition de la salle doit permettre autant que possible l’échange et la participation de chacun. L’écoute et le respect font aussi partie des règles du jeu.

5 - Présentez les comptes de manière attractive et claire

L’Assemblée Générale est l’occasion de faire le point sur l’activité de l’année écoulée. Elle permettra l’appropriation des données comptables par tous. Chaque associé doit avoir une vision claire de la situation économique et financière. Clarté, transparence et pédagogie sont les maîtres mots de cette présentation. Ce temps sera l’occasion d’identifier les marges de progrès potentielles, d’identifier les difficultés rencontrées mais aussi de valider les réussites.

6 - Fixez les objectifs pour l’avenir

L’Assemblée Générale a aussi, et surtout, comme fonction de préparer l’avenir. Quelles sont les perspectives de résultats ? Quels sont les changements à préparer ? Quels sont les projets et les développements souhaités par le groupe ?

7 - Autour de l’affectation du résultat, raisonnez en stratégie de groupe

Vous allez voter l’affectation du résultat. Pour prendre la bonne décision, le collectif doit s’interroger sur la stratégie qu’il veut porter : rémunérer les parts sociales, privilégier l’implication de ses membres et programmer une évolution de leur “rémunération” quelle qu’en soit la forme (commissions, cotisations, salaires…) ou constituer des réserves pour financer un développement futur.

8 - Lancez le mouvement

Une fois les objectifs arrêtés, le plan d’actions reste à mettre en œuvre. Qui fait quoi ? Et pour quand ? Il s’agira maintenant de se mettre en mouvement.

9 - Faites un compte rendu

Au-delà du PV d’AG réglementaire, le compte rendu de réunion sera la trace de la vie du collectif, la mémoire des décisions actées ensemble et le référentiel pour vérifier l’atteinte des objectifs.